Društvo obdeluje osebne podatke posameznikov za namen organizacije in izvedbe strokovnega srečanja. Obdelava vključuje zbiranje podatkov za prijavo, komuniciranje z udeleženci, pošiljanje obvestil in gradiv ter izdajanje potrdil o udeležbi.
Vrste osebnih podatkov, ki se pri tem obdelujejo, so zlasti: ime in priimek, podjetje oziroma organizacija ter e-naslov. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je prijava na dogodek, kar predstavlja pogodbeno razmerje med udeležencem in društvom.
Osebni podatki se hranijo najmanj toliko časa, kolikor je potrebno za organizacijo in izvedbo dogodka ter izpolnitev zakonskih obveznosti (npr. hramba izdanih računov). E-naslove udeležencev dogodkov pa lahko društvo na podlagi zakonitega interesa nadalje obdeluje za namene pošiljanja vabil in informacij o prihodnjih dogodkih.